オフィスのデスクに置かれたビジネスフォンや、仕事で使っているスマートフォンアプリの画面に「外線着信中」という文字が表示されて、戸惑ったことはありませんか。特に新入社員の方や、新しい電話システムを導入したばかりの職場では、この表示が何を意味するのか、どう対応すればよいのか不安になることもあるでしょう。
外線着信中とは、一言で言えば「外部の電話回線から電話がかかってきている状態」を指します。会社の内線同士の通話ではなく、顧客や取引先、あるいは営業電話など、社会の一般的な電話網を経由して着信しているサインです。この表示が出ている間は、誰かが電話に出るまで呼び出し音が鳴り続けることになります。
この記事では、外線着信中という言葉の正確な意味から、具体的な電話の取り方、トラブルが起きた際の対処法まで、初心者の方にも分かりやすく解説します。PCやスマホでビジネス通話を行う際の基本知識として、ぜひ参考にしてください。適切な対応を知ることで、日々の業務での電話応対がぐっとスムーズになるはずです。
外線着信中とはどのような状態？基本の意味と内線との違い
まずは言葉の定義から確認していきましょう。「外線着信中」という表示は、主にビジネスフォンやIP電話（インターネット回線を使った電話）のディスプレイに現れます。これは、会社全体で共有している外線番号（代表番号など）に対して、外部からコンタクトがあったことを知らせる重要な通知です。
一般家庭の電話であれば「誰かから電話が来た」というだけの話ですが、ビジネスの現場では、自分宛てではない電話も自分の端末に表示されることがあります。そのため、この表示が出たときに「自分が取るべきなのか」「今どのような回線状況なのか」を瞬時に判断する必要があるのです。
外線と内線の決定的な違い
電話機に表示される「外線」と「内線」の違いを正しく理解しておくことは、ビジネスマナーの第一歩です。外線とは、NTTなどの通信事業者が提供する公共の電話網（公衆網）を経由してつながる回線のことです。会社の外にいる顧客や取引先、一般の方からの電話はすべてこの「外線」に該当します。
一方の内線は、会社の中に設置された「主装置（PBX）」という機械を通じて、社内の電話機同士をつなぐネットワークです。内線であれば通話料はかかりませんが、外線は通話時間に応じて料金が発生します。ディスプレイに「外線着信中」と出ている場合は、有料の公衆回線を使って外部の誰かがあなた、あるいはあなたの会社に連絡を取ろうとしている状態なのです。
最近では、テレワークの普及により、自宅にいてもPCやスマホのアプリを通じて「外線着信中」という通知を受けるケースが増えています。これも仕組みは同じで、会社の代表番号にかかってきた電話が、インターネットを通じてあなたの手元のデバイスまで転送されてきている状態を指しています。
外線着信中と表示されるタイミング
この表示が出るタイミングは、相手が電話番号をダイヤルし、呼び出し音が鳴り始めた瞬間です。ビジネスフォンの場合、個別の机にあるすべての端末、あるいはあらかじめ設定されたグループ内の端末が一斉に鳴り出し、画面に「外線着信中」や「外線1 着信中」といった文字が点滅します。
一部の高度なシステムでは、相手の電話番号（ナンバーディスプレイ）とともにこのメッセージが表示されることもあります。これにより、電話を取る前に「あのお得意様からの連絡だ」と心の準備をすることが可能です。表示が消えるのは、誰かが電話に応答したとき、もしくは相手が電話を切ったときのいずれかです。
また、誰も出られないまま一定時間が経過すると、システムによっては「不在着信」として履歴に残ります。外線着信中の表示は、いわば「今、ビジネスチャンスや重要な連絡がドアを叩いている状態」と言い換えることができるでしょう。迅速な対応が求められるサインであることを意識してください。
誰が電話に出るべきか判断する目安
「外線着信中」の表示が出たとき、誰が電話に出るかは会社のルールによって異なります。一般的には、新入社員や若手社員が積極的に取ることが推奨される場合が多いです。しかし、ディスプレイに表示される「外線1」「外線2」といった番号を見て、自分の部署の担当番号であれば、役職に関係なく近くの人が取るべきケースもあります。
特に最近の多機能電話機では、着信しているボタンのランプの色（赤や緑）や点滅の速さで、どこからの着信かを区別できるものがあります。自分の担当している業務に関わる番号が鳴っている場合は、真っ先に受話器を取るのがスムーズです。逆に、全く別の部署の番号が鳴っている場合は、その部署の人が出るのを少し待つといった判断が必要になることもあります。
もし自分が電話を取るべきか迷ったときは、周囲の状況を確認してください。誰も出る気配がなければ、たとえ担当外であっても一度電話に出て、適切な担当者に「取り次ぎ」を行うのがビジネスマナーとして適切です。外線着信中の表示を放置することは、会社の信頼を損なうことにもつながりかねないからです。
ビジネスフォンで外線着信中と表示された時の基本操作
画面に「外線着信中」と表示され、ベルが鳴り響いている時、落ち着いて操作することが大切です。ビジネスフォンは家庭用の電話機よりもボタンが多く、複雑に見えるかもしれませんが、基本的な動きは決まっています。慌ててボタンを連打してしまうと、誤って電話を切ってしまったり、別の回線に繋いでしまったりする恐れがあるため注意しましょう。
まずは、どのボタンが光っているかを確認します。多くのビジネスフォンでは、着信している外線ボタンのランプが点滅しています。このランプの色や動きが、今まさに電話がかかってきている「回線」を特定するための手がかりとなります。慣れてしまえば、画面の文字を見なくても直感的に操作できるようになります。
受話器を取るだけの基本操作
最もシンプルな方法は、ただ受話器（ハンドセット）を持ち上げることです。これを「オフフック」と呼びます。多くの場合、主装置の設定により、受話器を上げるだけで現在着信している外線に自動的に繋がるようになっています。これを「優先着信応答」などの名称で呼ぶこともあります。
ただし、複数の回線が同時に着信している場合は、受話器を上げただけでは意図しない相手と繋がってしまう可能性もあります。そのため、確実に特定の着信に応答したい場合は、光っている「外線ボタン」を押してから受話器を取る、あるいは受話器を取った後にボタンを押すという操作を行います。自分の会社の電話機がどの設定になっているか、事前に確認しておくと安心です。
電話が繋がったら、「お電話ありがとうございます、〇〇株式会社でございます」と第一声を発します。外線着信中の表示が出ているということは、相手は社外の人です。内線電話と勘違いして「はい、お疲れ様です」と言ってしまわないよう、ディスプレイを確認する癖をつけましょう。
外線ボタン（ラインキー）の見方と使い方
ビジネスフォンの右側や下側に並んでいる、数字が書かれた透明なボタンを「外線ボタン」や「ラインキー」と呼びます。外線着信中はこのボタンが激しく点滅します。点滅しているボタンは、現在その回線が使用可能、または呼び出し中であることを示しています。
もし、既に誰かが他の外線で通話している場合、そのボタンは「点灯（つきっぱなし）」状態になります。外線1が点灯していて、外線2が点滅しているなら、今は外線2に新しい電話がかかってきているということです。このように、複数のラインを使い分けることで、1つの電話機で何本もの同時着信を管理できるのがビジネスフォンの強みです。
ボタンの色の違いにも注目してください。自分の電話機で取った回線は「緑色」、他の人の電話機で取っている回線は「赤色」というように、色分けされている機種が多いです。外線着信中に緑色で点滅しているボタンがあれば、それはあなたの端末に対して優先的に鳴らされている電話かもしれません。メーカーによって仕様が異なるため、取扱説明書を一度見ておくことをおすすめします。
【標準的な電話の取り方ステップ】
- 「外線着信中」の表示と点滅しているボタンを確認する。
- 受話器を耳に当てる（または外線ボタンを押す）。
- 明るくはっきりとした声で社名を名乗る。
- 相手の名前を確認し、必要であればメモを取る。
保留と取り次ぎ（転送）の手順
外線着信に応答した後、自分ではなく別の担当者に代わってほしい場面は多々あります。このとき使うのが「保留」ボタンです。通話中に保留ボタンを押すと、相手には保留メロディが流れ、こちらの声は聞こえなくなります。この状態で、担当者の内線番号をダイヤルして呼び出します。
担当者が電話に出たら、「外線〇番に〇〇様からお電話です」と伝えます。その後、受話器を置けば、自動的に外線の相手と担当者が繋がります。これを「取り次ぎ（転送）」と呼びます。この時、どの外線ボタンに相手がいるのか（例：外線1番）を正確に伝えるのがコツです。
もし、担当者が席を外していたり、別の電話中だったりした場合は、一度保留を解除して自分から相手にその旨を伝えます。外線着信中だった表示は、保留にすると「ゆっくりとした点滅」に変わることが多いです。この表示の変化を覚えておくと、今自分がどの回線を保持しているのかが一目で分かります。
ハンズフリー（スピーカー）での応答
受話器を持たずにボタン一つで応答する方法もあります。「スピーカー」や「モニタ」というボタンを押すと、電話機のスピーカーから相手の声が聞こえ、こちらの声もマイクが拾ってくれます。両手が空くため、PCでメモを取ったり、資料を探したりしながら通話するのに便利です。
外線着信中にスピーカーボタンを押すと、すぐに通話が開始されます。ただし、周囲の雑音を拾いやすかったり、相手にこちらの声が遠く聞こえたりすることもあります。特に機密性の高い内容や、大切な顧客との通話では、できるだけ受話器を使って話すのが望ましいでしょう。
また、ハンズフリーの状態から受話器を持ち上げれば、そのままスムーズに受話器での通話に切り替えることができます。逆に、通話中に受話器を置いてスピーカーに切り替える機能（オートハンズフリーなど）もあります。状況に応じて使い分け、効率的に「外線着信中」に対応しましょう。
Microsoft Teamsやスマホアプリで「外線着信中」が出る理由
近年、従来の固定電話機ではなく、PCの「Microsoft Teams」やスマートフォンの専用アプリを使って仕事の電話を受けるスタイルが一般的になりました。これらのデジタルツールでも「外線着信中」という通知が表示されます。これは、クラウド上の電話交換機（クラウドPBX）を介して、ネット回線と従来の電話回線が繋がっているからです。
PCで作業中に突然画面の右下から「外線着信中」というポップアップが出てくると驚くかもしれませんが、基本的にはビジネスフォンと同じ仕組みです。むしろ、ネット経由だからこそできる便利な機能もたくさんあります。ここでは、デジタル環境での外線着信について詳しく見ていきましょう。
Teams電話（外線通話機能）の仕組み
Microsoft Teamsを使っている場合、チャットやWeb会議だけでなく、一般的な電話番号との通話も可能です。これを「Teams電話（Microsoft Teams Phone）」と呼びます。外線着信中と出た場合、それはTeamsユーザー同士の無料通話ではなく、固定電話や携帯電話から「あなたの会社の外線番号」に向けて発信された着信です。
Teamsでこの通知が出ると、PCの画面に発信者の名前（連絡先に登録されている場合）や電話番号とともに「応答」または「拒否」のボタンが表示されます。ヘッドセットを使っているなら、ボタンをクリックするだけで通話が始まります。ビジネスフォンと違い、外出先でもPCを開いていればこの通知を受け取れるのが大きなメリットです。
注意点として、Teamsのステータスを「取り込み中」や「応答不可」にしていても、設定によっては外線着信が通知されることがあります。重要な会議中に音が鳴ってしまわないよう、通知設定をカスタマイズしておくことが重要です。デジタルツールでの外線対応は、場所を選ばない柔軟な働き方を支えています。
スマホのビジネスフォンアプリ（クラウドPBX）
自身のスマートフォンに「会社用アプリ」を入れている場合、スマホの画面に「外線着信中」と表示されます。これはプライベートの電話番号（090や080）への着信ではなく、会社の代表番号（03や06など）への着信をアプリがキャッチしている状態です。スマホの標準通話画面とは少し異なるデザインで表示されることが多いです。
スマホアプリでの外線着信中の利点は、電話帳を会社で一括管理できる点です。誰からの着信かがすぐに判別できるため、外出先でもプロフェッショナルな対応が可能です。また、スマホから外線として折り返し電話をかける際も、相手には自分のプライベート番号ではなく会社の番号が表示されます。
ただし、スマホのデータ通信（4G/5GやWi-Fi）を利用するため、電波状況が悪いと「外線着信中」の表示が出ても、応答した瞬間に切れてしまったり、声が途切れたりすることがあります。移動中に着信を受けた場合は、できるだけ電波の安定した場所に移動してから応答するのが賢明です。
通知設定の確認方法と注意点
「外線着信中」の表示が出ない、あるいは通知が遅れて困っているという声をよく聞きます。これは主に、デバイス側の通知設定や省電力モードが原因です。PCやスマホの設定で、Teamsや電話アプリの通知が「許可」されているか確認しましょう。特にスマホの場合、バックグラウンドでの動作を制限していると、着信に気づけないことがあります。
また、複数のデバイス（PCとスマホなど）で同じアカウントを使っている場合、すべての端末で一斉に「外線着信中」と鳴り響くことがあります。これを煩わしく感じる場合は、どの端末で通知を受け取るか、優先順位を設定することができます。例えば「勤務時間外はスマホへの通知をオフにする」といった柔軟な運用が可能です。
デジタル環境では、アプリのアップデートによって表示形式が変わることもあります。昨日まで出ていた「外線着信中」という文字が、デザイン変更で小さなアイコンだけになる可能性もあります。常に最新のツール情報をチェックし、システムの「癖」を理解しておくことが、トラブルを防ぐ近道となります。
【メモ：インターネット回線と外線の関係】
クラウドPBXを利用している場合、外線着信中という表示が出るまでの速度はインターネットの「レイテンシ（遅延）」に左右されます。光回線など高速なネット環境であれば、固定電話と遜色ない速さで着信を検知できます。
外線着信中なのに電話に出られない！トラブルの原因と対策
電話機の画面に「外線着信中」と表示され、一生懸命ボタンを押したり受話器を取ったりしているのに、一向に繋がらないことがあります。あるいは、呼び出し音は鳴っているのに画面が真っ暗なままだったり、操作を受け付けなかったりするケースも存在します。こうしたトラブルは業務に支障をきたすため、早急な切り分けが必要です。
電話が繋がらない理由は、操作ミスといった単純なものから、電話回線の故障、あるいはシステム側の不具合まで多岐にわたります。まずは落ち着いて、目の前の状況が以下のどれに当てはまるかを確認してみてください。原因を特定できれば、スムーズに解決へと向かうことができます。
他の人が既に電話に出た場合
最も多い原因は、「タッチの差で他の社員が電話に出た」というケースです。ビジネスフォンは複数の端末で同じ外線番号を共有しています。誰か一人が応答すると、他の端末に出ていた「外線着信中」の表示は即座に消えるか、あるいは「使用中（点灯）」のステータスに切り替わります。
もし受話器を上げた瞬間に「ツー、ツー」という話中音（ビジートーン）が聞こえたり、無音になったりした場合は、他の誰かが先に対応した可能性が高いです。また、主装置の設定によっては、一人が出ると他の電話機では着信履歴すら残らないこともあります。これは故障ではなく、ビジネスフォンの正常な挙動ですので安心してください。
対策としては、電話が鳴ったらまず周囲の様子を見ることです。誰かが受話器を手に取っていたり、外線ボタンのランプが赤色（他者の使用中を示す色）に変わっていたりしないか確認しましょう。チーム内で「今、私が出ます！」と声を掛け合う文化を作ると、こうした空振りを防ぐことができます。
システムや端末のフリーズ・不具合
画面に「外線着信中」と出たまま、どのボタンを押しても反応しない、あるいはベルだけが鳴り止まないという場合は、端末や主装置の一時的なフリーズが疑われます。ビジネスフォンも一種のコンピューターですので、長時間稼働し続けることで内部エラーが発生することがあります。
このような場合の応急処置として、まずは電話機の後ろに刺さっているモジュラーケーブル（電話線）を一度抜き、数秒待ってから刺し直してみてください。これで端末が再起動し、正常に戻ることがあります。ただし、ワイヤレス子機などの場合は電池を一度抜く必要があるかもしれません。
もし、会社全体の電話機が一斉におかしな挙動をしているなら、個別の端末ではなく「主装置（PBX）」自体に問題が起きている可能性があります。この場合は、システム管理者に連絡し、主装置の再起動や保守業者への依頼を検討してもらいましょう。自分で無理に修理しようとすると、他の回線まで止まってしまうリスクがあるため注意が必要です。
回線混雑と「話し中」のメカニズム
「外線着信中」と表示されているのに、いざ出ようとすると切れてしまう、あるいは相手に「話し中」と伝わってしまうことがあります。これは、契約している外線回線の数（チャネル数）が足りていない時に起こりやすい現象です。例えば、外線回線が2本しかないオフィスで、既に2人が通話している時に3人目から着信があると、システムはパンク状態になります。
このとき、一瞬だけ着信の信号が届いて「外線着信中」と表示されるものの、回線の空きがないため即座に切断されてしまうのです。これは「キャッチホン」のような機能が設定されていない、あるいは回線容量の限界を超えた場合に発生します。頻繁にこのようなことが起こる場合は、回線数の増設を検討する時期かもしれません。
また、相手側がIP電話を使用している場合、ネット回線の不安定さから着信信号が途切れることもあります。こちら側の問題か、相手側の問題かを切り分けるために、特定の相手との時だけ起こるのか、それとも不特定多数の相手との通話で起こるのかをチェックしてみてください。
| 症状 | 考えられる主な原因 | 対処法 |
|---|---|---|
| 繋がった瞬間に無音 | 他の人が先に応答した | 周囲のランプ状況を確認する |
| 表示が消えない | 端末のシステムフリーズ | 電話線の抜き差しで再起動 |
| 応答前に切れる | 回線容量の不足・混雑 | 回線数の増設を検討する |
| 音だけ鳴って表示なし | 設定ミスまたは配線不良 | 管理者による設定確認 |
ヘッドセットやスピーカーの不備
PCやスマホアプリで「外線着信中」と表示され、マウスで「応答」をクリックしたのに声が聞こえない場合があります。この多くは、音声の出力先（スピーカー）や入力元（マイク）の設定ミスです。ヘッドセットが正しく認識されていない、あるいはBluetoothの接続が切れていることが原因です。
特にWeb会議ツールと外線電話アプリを併用している場合、マイクの権限をどちらかが独占してしまい、もう一方で声が通らなくなることがあります。外線着信に応答する前に、アプリ内の設定メニューから「オーディオ設定」を開き、正しいデバイスが選択されているか確認する習慣をつけましょう。
また、単純な理由として「ミュート」ボタンが押されていることもあります。自分が話しているつもりでも相手に届いていない場合は、画面上のマイクアイコンに斜線が入っていないかチェックしてください。外線着信中という緊迫した場面では、こうした基本的なチェックを忘れがちですので注意が必要です。
効率的な電話応対のための便利な設定とマナー
「外線着信中」の表示に慌てず対応できるようになれば、次はより効率的で、相手に好印象を与える応対を目指しましょう。ビジネスフォンや最新の電話システムには、電話を受ける側の負担を減らし、かつ顧客の利便性を高めるための便利な機能がたくさん備わっています。
また、機能を知るだけでなく、それらをどう活用するかのマナーも重要です。電話は顔が見えないコミュニケーションだからこそ、丁寧で迅速な対応が会社の評価に直結します。ここでは、日々の業務をラクにする設定のコツと、プロとしての振る舞いについて解説します。
留守番電話や自動応答（IVR）の活用
常に「外線着信中」に対応できるわけではありません。会議中や営業時間外、あるいは少人数で対応しきれない時には、自動応答機能を活用しましょう。多くのシステムでは、特定の時間帯になると自動で「ただいまの時間は営業時間外です」といったアナウンスを流す設定が可能です。
さらに高度な機能として「IVR（自動音声応答）」があります。これは、「〇〇に関するお問い合わせは1番を、△△については2番を押してください」と案内し、プッシュ番号によって適切な部署へ振り分ける仕組みです。これにより、一次対応の手間が省け、電話を受ける人が「これは自分の担当だ」と確信を持って外線着信に応答できるようになります。
IVRを導入すると、着信した際に画面に「1番（営業窓口）」などと表示されるため、電話を取る前から心の準備ができます。顧客側にとっても、何度もたらい回しにされるストレスが軽減されるため、双方にとってメリットが大きい設定と言えるでしょう。
着信拒否（迷惑電話対策）の設定
仕事中、何度も同じような営業電話がかかってきて、本来の業務が妨げられることはありませんか。外線着信中と出るたびに手を止めて対応するのは非効率です。多くのビジネスフォンやアプリには、特定の番号からの着信を拒否する「着信拒否」機能が備わっています。
一度迷惑電話だと判断した番号は、システムに登録することで、次からは呼び出し音が鳴らなくなります。画面に「外線着信中」とすら表示されないように設定できるものもあり、ストレスを大幅に軽減できます。ただし、間違えて取引先の番号を登録してしまわないよう、登録作業は慎重に行う必要があります。
また、「非通知」の電話を一括で拒否する設定もあります。正当なビジネス連絡で非通知を使うケースは少ないため、セキュリティ対策の一環として導入している企業も多いです。無駄な外線着信を減らすことは、チーム全体の生産性を向上させるための重要な戦略です。
応対メモと情報の共有方法
外線着信に応答した際、最も重要なのは「誰から、誰宛に、何の用件か」を正確に記録することです。受話器を置いた瞬間に内容を忘れてしまわないよう、手元には常にメモ帳とペン、あるいはPCのメモアプリを用意しておきましょう。最近のビジネスフォンアプリでは、通話中にそのままアプリ画面にメモを打ち込み、それを社内のチャットへ即座に共有できるものもあります。
電話の内容を他の人に伝える際は、「外線何番で受けたか」を明記すると、履歴を追うのが容易になります。また、折り返しが必要な場合は、相手の電話番号を復唱して確認することを徹底してください。外線着信中という忙しい状況でも、この一手間が後のトラブルを防ぎます。
さらに、通話録音機能があれば、後から内容を確認することができます。聞き間違いや「言った言わない」のトラブルを防ぐだけでなく、新人の電話応対トレーニングにも活用できます。システムを使いこなして情報を正しく管理することが、スムーズな業務遂行の鍵となります。
着信グループ設定で負荷を分散
特定の人の電話機ばかりが「外線着信中」で鳴り続けるのを防ぐために、「着信グループ（代表着信）」の設定を見直してみましょう。これは、特定の番号への着信を、部署内の複数の電話機で一斉に鳴らす、あるいは順番に鳴らす（ラウンドロビン方式）設定のことです。
例えば、最初は若手3人の端末だけが鳴り、それでも誰も出ない場合は5秒後に課長や部長の端末も鳴り出す、といった段階的な設定も可能です。これにより、特定の誰かに電話応対の負担が集中するのを防ぎ、かつ着信の取りこぼしを最小限に抑えることができます。
自分の端末で「外線着信中」の表示が出た際、それが自分に一次的な責任がある着信なのか、それともフォローとして鳴っているのかを理解しておくと、優先順位をつけやすくなります。チーム全体で効率的に電話をさばくための仕組み作りを、システム設定からアプローチしてみてください。
「外線着信中」の表示を正しく理解してスムーズに仕事を進めるまとめ
この記事では、ビジネスシーンでよく目にする「外線着信中」という表示の正体と、その対応策について詳しく解説してきました。外線着信中とは、単なる電話の呼び出し以上のものであり、外部との接点を示す重要なシグナルです。この表示が出たときに、落ち着いて状況を判断できるかどうかが、円滑な業務遂行のポイントになります。
ビジネスフォンでの基本操作はもちろん、Teamsやスマホアプリといった最新ツールにおける仕組み、そして「繋がらない」などのトラブルが起きた際の切り分け方法についても理解を深めていただけたかと思います。システムは万能ではありませんが、その特性を知っていれば慌てる必要はありません。
最後に、今回の重要ポイントを簡潔に振り返ります。
【外線着信中のポイントまとめ】
- 「外線着信中」は公共の電話網から会社宛てに電話が来ている状態を指す。
- ビジネスフォンでは、点滅する外線ボタンの色と動きで状況を判断する。
- Teamsやスマホアプリでも、クラウドPBXを通じて外線が受信できる。
- 繋がらない時は、他者の応答・回線混雑・デバイス設定の3点を確認する。
- IVRや着信グループ設定を活用することで、応対の負担を減らすことができる。
電話応対は、慣れるまでは緊張するものです。しかし、「外線着信中」の文字が出たときに取るべき行動が明確になっていれば、その緊張も和らいでいくはずです。この記事で紹介した知識を活かし、ぜひ自信を持って毎日の電話対応に取り組んでみてください。正しい知識とマナーを身につけることは、あなた自身の、そして会社の信頼を築く大きな一歩となるでしょう。