Outlookで他人の予定表が見れない事態を解消！表示設定や権限の確認方法

Outlookを利用してチームで業務を進める際、同僚や上司のスケジュールを確認できないと会議の調整などが滞ってしまい、非常に不便を感じるものです。予定表が正しく表示されない原因は、単純な設定漏れからシステム上の同期エラーまで多岐にわたります。

特に「Outlook 他人の予定表 見れない」という状況では、相手側の共有設定が正しく行われていないケースが多く見られます。自分側の操作だけで解決する場合と、相手に作業を依頼しなければならない場合があるため、状況を切り分けることが重要です。

本記事では、PCやスマートフォンでOutlookを使いこなすために、他人の予定表が見られない時の原因と具体的な解決ステップを解説します。初心者の方にも分かりやすいよう、手順を追って説明しますので、ぜひ参考にしてください。

Outlookで他人の予定表が見れない時にまず確認すべき基本事項

他人のスケジュールが表示されない場合、まずは初歩的な設定や環境に問題がないかを確認しましょう。多くの場合、権限の不足や追加手順のミスが原因となっています。ここでは、トラブルの入り口として確認すべき4つのポイントを紹介します。

相手から適切な「アクセス権限」が付与されているか

Outlookで他人の予定表を見るためには、その予定表の所有者から「表示権限」を与えられている必要があります。相手があなたに対して共有を許可していない場合、名前はリストに表示されても、肝心の予定の中身は「なし」や「空き時間」としか表示されません。

組織の設定によっては、標準で全員の空き時間が公開されていることもありますが、詳細な内容（会議名や場所など）を見るには、個別で権限を引き上げてもらう必要があります。まずは相手に「予定の詳細が見られる権限になっていますか？」と確認してみるのが一番の近道です。

もし相手が設定方法を知らない場合は、後のセクションで紹介する「共有設定の手順」を伝えてあげてください。権限レベルには段階があるため、どこまで見せてもらうかを事前に合意しておくとスムーズです。

予定表の追加操作を正しく行っているか

相手が共有を許可していても、自分のOutlookにその人の予定表を「追加」する操作を行わなければ表示されません。ただ待っているだけでは自動的にリストに追加されないことが多いため、手動での追加手順が必要です。

「予定表の追加」ボタンから「アドレス帳から」を選択し、目的の相手を選んでいるか再確認してください。正しく追加されると、画面左側の予定表リストに相手の名前が表示され、そこにチェックを入れることで初めてカレンダー上に反映されます。

名前はリストにあるのに中身が表示されない場合は、単に名前の横にあるチェックボックスが外れているだけということもあります。意外と見落としがちなポイントですので、まずはチェックが入っているかをしっかり確認しましょう。

同期設定やネットワーク環境に不具合がないか

急に他人の予定表が見れなくなった場合、PCがインターネットに正しく接続されているか、またはOutlookがオフライン作業モードになっていないかを確認してください。通信が遮断されていると、最新の予定情報がサーバーから取得できません。

特にノートPCをスリープから復帰させた直後や、Wi-Fiの接続が不安定な場所では、同期が遅れることがあります。右下のステータスバーに「接続中」または「オンライン」と表示されているかチェックしてみましょう。

また、大規模な組織では同期に時間がかかる場合があります。変更が即座に反映されない時は、一度Outlookを再起動するか、手動で「送受信」タブから更新を行ってみるのも効果的です。

所属する組織（ドメイン）が異なるユーザーではないか

同じ会社のメンバーであれば比較的簡単に共有できますが、他社の人や異なるドメインのアカウントの予定表を見ようとする場合は注意が必要です。組織外のユーザーとの予定共有は、セキュリティポリシーにより制限されていることが一般的です。

管理者が「外部共有」を許可していない限り、他社の人の予定表をOutlook上で直接見ることはできません。この場合は、Outlookの標準機能ではなく、ゲストアクセス機能を使ったり、会議出席依頼の空き時間確認機能のみを利用したりすることになります。

もし社外のパートナーと予定を共有したいのであれば、システム管理者に外部共有が許可されているか問い合わせる必要があります。設定が不可の場合は、手間はかかりますが個別にスクリーンショットを送ってもらうなどの代替案を検討してください。

予定表のアクセス権限レベルとその違いを理解する

Outlookの予定表共有には、複数の「アクセス権限レベル」が存在します。このレベル設定を誤ると、「予定の枠はあるけれど中身が読めない」といった状態になります。適切なレベルが設定されているか、以下の表と説明で確認してください。

「空き時間情報」のみが見える設定

多くの企業でデフォルト設定（初期設定）となっているのが、この「空き時間情報のみ」という権限です。この設定では、他人の予定表を見た時に青い帯などで「予定あり」と表示されますが、何をしているのかは一切分かりません。

会議の調整をするだけであれば、相手がいつ空いているか分かれば十分な場合も多いですが、業務の進捗を確認したい場合には不十分です。もし件名が見えなくて困っているなら、相手の設定がこのレベルになっている可能性が高いと言えます。

プライバシーを守りつつ、最低限のスケジュール調整を可能にするための設定ですので、もし詳細が必要な場合は、相手に直接依頼して権限を「タイトルと場所」以上に引き上げてもらう必要があります。

「タイトルと場所」まで閲覧できる設定

チーム内で最も一般的に使われるのが、この「タイトルと場所」という権限です。誰が・どこで・何をしているのかが一目で分かるため、連携がスムーズになります。例えば「A会議室で〇〇プロジェクトの打ち合わせ」といった情報が見えるようになります。

このレベルであれば、予定の詳細本文（メールのやり取りの履歴など）までは見ることができないため、機密情報を守りつつ業務の透明性を高めることができます。多くの部署では、この設定を推奨していることが多いはずです。

この権限を与えられているはずなのに「予定あり」としか表示されない場合は、相手が設定を保存し忘れているか、反映に時間がかかっている可能性があります。一度設定を「なし」に戻してから、再度設定し直してもらうと改善することがあります。

「すべての詳細」を閲覧・編集できる権限

「すべての詳細」権限を与えられると、予定の本文に書かれたメモ書きや、添付された資料まで見ることができるようになります。さらに「編集者」権限が付与されていれば、他人のカレンダーに直接予定を書き込むことも可能です。

上司の予定を管理する秘書業務や、密接に連携するペアで仕事をしている場合には、この高い権限が必要になります。ただし、プライベートな内容が含まれる予定もすべて見えてしまうため、取り扱いには注意が必要です。

もし特定の予定だけを見せたくない場合は、予定を作成する際に「公開」設定を「非公開」に変更することで、権限がある人からも詳細を隠すことができます。このテクニックと組み合わせて運用するのが一般的です。

代理人設定による高度な管理権限

単なる予定表の共有を超えて、メールの代行送信や会議への回答を代わりに行う必要がある場合は「代理人」として登録される必要があります。これは予定表のプロパティからではなく、Outlookの「アカウント設定」内にある「代理人アクセス」から設定します。

代理人に指定されると、自分の予定表リストに自動的に相手の名前が追加されるだけでなく、相手宛ての会議依頼メールが自分にも届くようになります。非常に強力な権限であるため、本当に必要な場合にのみ設定する機能です。

もし他人の予定表を見るだけでなく、会議の承認作業なども任されているのにできない場合は、この代理人設定が正しく完了しているかを確認してください。設定後はOutlookを再起動することで、権限が正しく適用されます。

【デバイス別】他人の予定表を追加して表示させる操作手順

Outlookで他人の予定表を表示させるための操作は、使用している環境（アプリ版かWeb版か）によって少し異なります。それぞれの画面での具体的な手順をまとめましたので、ご自身の環境に合わせて試してみてください。

Windows版Outlookアプリで予定表を追加する

デスクトップアプリ版では、予定表画面を表示した状態で、上部のリボンメニューにある「予定表を追加」をクリックします。メニューの中から「アドレス帳から」を選択するのが最も確実な方法です。

表示された検索窓に相手の名前やメールアドレスを入力し、検索結果から目的の人物をダブルクリックして「OK」を押します。すると、画面左側の「共有予定表」または「個人の予定表」グループに相手の名前が追加されます。

名前が表示されたら、その横にあるチェックボックスをオンにしてください。これで、メインのカレンダー画面に相手の予定が表示されます。もしここでエラーが出る場合は、相手がまだ共有設定を完了していない可能性が高いです。

Web版Outlook（OWA）で共有の予定表を開く

ブラウザで利用するWeb版Outlook（Outlook on the Web）の場合は、左側のカレンダーアイコンをクリックして予定表画面を開きます。次に、左側のメニューにある「予定表を追加」を選択してください。

サイドパネルが開くので「ディレクトリから追加」を選択し、相手のアドレスを入力します。追加先のグループを選択して「追加」ボタンを押せば完了です。Web版はサーバーと直接同期しているため、アプリ版よりも反映が早いという特徴があります。

アプリ版で他人の予定表が見れないトラブルが発生している時でも、Web版では正しく表示されることがあります。もしWeb版で見れるのであれば、アプリ側のキャッシュ（一時保存データ）に問題があることが特定できます。

iPhoneやAndroidのモバイルアプリでの確認方法

スマホ版のOutlookアプリで他人の予定表を見たい場合は、まずPC版やWeb版で追加作業を済ませておくのがスムーズです。PCで追加した予定表は、同じアカウントであればモバイル版にも自動的に同期されます。

モバイルアプリを開き、カレンダー画面の左上にある自分のアイコンをタップしてください。すると予定表のリストが表示されるので、共有されている相手の名前にチェックが入っているかを確認します。

もしリストに相手の名前が出てこない場合は、モバイルアプリの設定から「アカウント」を選び、同期が正常に行われているか確認しましょう。また、アプリを最新版にアップデートしたり、一度ログアウトしてログインし直したりすることで解決する場合もあります。

予定表を重ねて表示・並べて表示する切り替え

他人の予定表が表示された際、自分の予定表と別々に並んでいて見づらいと感じることがあります。これを解消するには「重ね合わせ」機能を利用します。予定表のタブの横にある「←（左矢印）」アイコンをクリックしてください。

この操作を行うと、自分と相手の予定が一つのカレンダーに重なって表示され、空き時間の重なりが非常に分かりやすくなります。色分けされているので、どちらの予定かも一目瞭然です。

元に戻したい場合は、タブにある「→（右矢印）」を押せば、再び並んで表示される形式に戻ります。状況に応じてこれらの表示モードを使い分けることで、より効率的にスケジュールを把握できるようになります。

他人の予定表が表示されない・更新が止まった時の対処法

「以前は見れていたのに急に見れなくなった」「予定が古いまま更新されない」といったトラブルは、Outlookのキャッシュ機能が原因であることが多いです。ここでは、そんな時に試すべきテクニックを紹介します。

キャッシュモードのオン・オフを切り替える

Outlookには、動作を速くするためにデータを一時的にPCへ保存する「キャッシュExchangeモード」という機能があります。しかし、このキャッシュデータが古くなったり破損したりすると、予定表の更新が止まってしまうことがあります。

解決策として、一度キャッシュモードをオフにして、サーバーから直接データを読み込むように設定変更を試みます。「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウント設定」から自分のアカウントを選び、「変更」をクリックして設定を確認してください。

ただし、キャッシュをオフにすると全体の動作が重くなることがあるため、トラブル解決後は再びオンに戻すことをおすすめします。この切り替え操作だけで、詰まっていたデータが流れ出し、予定が最新の状態に更新されることがよくあります。

一度予定表を削除してから再登録を試みる

特定の人の予定表だけが正しく表示されない場合は、そのデータとのリンクが壊れている可能性があります。一度、左側のリストにある相手の名前を右クリックし、「予定表の削除」を選択して完全に消去してみてください。

削除しても相手側のデータが消えるわけではありませんので安心してください。その後、改めて「予定表の追加」手順を行い、新規に登録し直します。これにより、古い接続情報がリセットされ、正常に同期が始まるようになります。

この方法は非常にシンプルですが、多くの表示トラブルに対して有効です。あれこれ設定をいじる前に、まずは「削除して追加し直す」というステップを試してみるのが、トラブル解決の鉄則と言えます。

共有元の相手に「共有設定」の再送を依頼する

自分側の操作で改善しない場合は、共有している相手側に問題があるかもしれません。相手の予定表の設定画面で、あなたのメールアドレスがまだ登録されているか、または権限が「なし」に変わっていないかを確認してもらいましょう。

一度共有設定を解除してもらい、改めて「共有の招待メール」を送ってもらうのが確実です。招待メールが届いたら、メール内の「承諾」または「この予定表を表示する」ボタンをクリックすることで、強固な接続が再確立されます。

特に相手が部署異動したり、パスワードを変更したりしたタイミングで共有設定が不安定になることがあります。面倒かもしれませんが、一度設定をリフレッシュしてもらうようお願いしてみる価値はあります。

共有依頼を送る際は「〇〇さんの予定が最新の状態で表示されなくなってしまったので、一度共有設定をやり直していただけますか？」と丁寧に伝えると角が立ちません。

Microsoft 365のアカウント状態を再起動でリフレッシュする

意外と盲点なのが、Outlookアプリの長時間起動による不具合です。数日間PCをシャットダウンせずに使っていると、バックグラウンドでの認証が切れてしまい、同期がストップすることがあります。

まずはOutlookを閉じ、タスクマネージャーで完全に終了していることを確認してから再起動してください。それでもダメな場合は、PC自体の再起動を行います。これにより、OSレベルでネットワーク接続や認証情報がクリアされます。

また、Microsoft 365のアカウントにサインインし直すことも有効です。画面右上の自分の名前をクリックしてサインアウトし、再度ログインすることで、サーバーとの同期権限が正しく更新され、予定表が見れるようになる場合があります。

新しいOutlook（New Outlook）で予定表が見れない場合の注意点

現在、従来のデスクトップアプリから「新しいOutlook（New Outlook for Windows）」への移行が進んでいますが、この新バージョン特有の表示トラブルも報告されています。仕様の違いによる戸惑いを解消しましょう。

従来版から新しいOutlookへの移行による設定の不整合

新しいOutlookは、従来のアプリとは中身の仕組みが大きく異なります（Web版に近い構造です）。そのため、旧バージョンで追加していた他人の予定表が、移行した直後にうまく引き継がれないケースがあります。

もし新しいOutlookに切り替えてから他人の予定表が見れなくなった場合は、一度旧バージョンに戻して確認するか、新しいOutlook上で改めて予定表の追加操作を行ってください。設定の「インポート」が完全ではない可能性があるからです。

また、新しいOutlookでは一部の高度な共有機能（古いExchangeサーバー特有の機能など）がサポートされていない場合もあります。社内のシステム環境によっては、しばらくは従来のOutlookを使い続ける方が安定することもあります。

予定表の表示グループやチェックボックスの確認

新しいOutlookでは、画面のデザインがシンプルになった分、予定表のリストが折りたたまれて隠れてしまうことがあります。左側のメニューにある「共有予定表」などのグループ名をクリックして、中身を展開してみてください。

そこに相手の名前が見つかれば、チェックを入れるだけで表示されます。新しいOutlookでは「お気に入り」に予定表を追加できる機能もあるため、頻繁に見る人の予定表は「お気に入り」に登録しておくと、探し回る手間が省けます。

もし名前自体が消えてしまっている場合は、画面右上にある設定（歯車アイコン）から「カレンダー」→「共有予定表」を確認し、共有されているアカウントが正しく認識されているかチェックしましょう。

ウェブ版での設定変更がアプリに反映されるまでの時間差

新しいOutlookはクラウドベースで動作しているため、Web版Outlook（OWA）での設定変更が即座に反映されるはずですが、稀に数分から数十分程度のタイムラグが生じることがあります。

ブラウザで見た時には予定表が表示されるのに、PCの新しいOutlookアプリでは表示されないという場合は、同期を待つか、アプリの「表示を更新」ボタン（もしあれば）やアプリの再起動を試してください。

また、新しいOutlookはまだ開発途上の機能も多く、頻繁にアップデートが行われています。常に最新のバージョンを使用しているか、Microsoft Storeなどで更新を確認しておくことが、トラブルを防ぐポイントになります。

モバイル版アプリとの同期設定を確認する

新しいOutlookを利用している場合、モバイル版との連携はより密接になります。しかし、モバイル版で他人の予定表を表示するには、モバイルアプリ側でも個別に「予定表の表示」設定を行う必要がある場合があります。

PCで追加したのにスマホに出ない時は、スマホアプリの「カレンダー」タブを開き、左上のアイコンから「共有予定表」セクションが表示されているか確認してください。表示されていない場合は、画面下の「予定表を追加」から再検索が必要です。

同期が遅い時は、モバイルアプリの設定から「アカウント」を選択し、「アカウントの初期化（またはリセット）」を行うと、予定表のデータがサーバーから再取得され、綺麗に表示されるようになります。

Outlookで他人の予定表が見れない問題を解決するためのまとめ

まとめ

Outlookで他人の予定表が見れないトラブルは、多くの場合、「適切なアクセス権限が付与されているか」と「正しく追加操作が行われているか」の2点に集約されます。予定の中身が見えない時は、まず相手に権限レベルを確認してもらうのが最も確実な解決策です。

自分側の操作としては、予定表を一度リストから削除して追加し直すことや、Outlookのキャッシュ設定を見直すことが非常に有効です。特に同期エラーが疑われる場合は、Web版のOutlookで表示されるかを確認することで、問題がアプリにあるのかサーバー側にあるのかを切り分けることができます。

また、新しいOutlookへの移行時期などは設定が不安定になりやすいため、本記事で紹介した手順を一つずつ試してみてください。スムーズに他人のスケジュールが確認できるようになれば、業務効率は格段に向上します。トラブルが起きた際は焦らず、まずは基本のチェックから始めてみましょう。