Microsoft Teamsを使っていると、毎日膨大な数のチャットやメッセージが届きます。プロジェクトが増えるにつれて「あの重要なチャットがどこにいったかわからない」「特定のチャネルをすぐに見つけたい」と悩むことも少なくありません。
そんな時に役立つのが「ピン留め」機能です。よく使うチャットやチャネルを最上部に固定することで、必要な情報へ一瞬でアクセスできるようになります。この記事では、Teamsでのピン留めの設定方法から、会議やアプリでの便利な活用術まで詳しく解説します。
Teamsのピン留め機能をマスターすれば、情報の探しものをしている無駄な時間を大幅に削減でき、日々の業務が驚くほどスムーズに進むようになります。PC版だけでなくスマホ版の操作についても触れていくので、ぜひ参考にしてください。
Teamsのピン留め機能で得られるメリットと基本操作
Teamsのピン留めは、リストの中から特定の項目を「お気に入り」のように固定して、常に目に入る位置に配置する機能です。まずはこの機能が業務にどう役立つのか、その重要性と基本的な仕組みを整理しておきましょう。
ピン留めとは？よく使う項目を常に最上部へ固定する機能
ピン留めとは、Teams内のチャット一覧やチームのチャネル一覧において、特定の項目をリストの最上部にある専用セクションに固定する機能のことです。通常、Teamsのチャットは「新しいメッセージが届いた順」に並び替わります。
しかし、ピン留めを行うことで、そのやり取りがどれだけ古くなっても、常に画面のトップに表示され続けます。これにより、重要な連絡先やプロジェクトの進行を妨げることなく、迅速にコミュニケーションを開始できるようになります。
この機能は、単に「並び替えを固定する」というだけでなく、自分のワークスペースを自分好みに整理するためのパーソナライズ機能としての側面も持っています。設定は簡単で、項目を右クリックして「ピン留め」を選ぶだけで完了します。
設定したピン留めは、他のメンバーには影響を与えず、自分だけのビューとして保存されます。チーム全体のルールに縛られることなく、自分が今最も優先すべき仕事に合わせて、自由自在に配置を変えられるのが最大の魅力です。
情報が埋もれるのを防ぎ「探しもの時間」を短縮する
ビジネスの現場では、1日に何十ものチャットスレッドが動くことが珍しくありません。重要な連絡を受けたはずなのに、後から返信しようと思ったら他のメッセージに押し流されて見失ってしまった、という経験はないでしょうか。
ピン留めを活用すれば、このように情報が埋もれてしまうリスクを最小限に抑えられます。常に画面の上部に重要なチャットが表示されているため、スクロールして探す必要がなく、視覚的にも「今やるべきこと」が明確になります。
調査によれば、一般的な事務職の方は1日のうちかなりの時間を「情報の探しもの」に費やしていると言われています。Teams内でのたった数秒の検索時間も、積み重なれば大きなロスになります。ピン留めはこのロスを解消します。
特に同時並行で複数のプロジェクトを抱えている場合、メインのプロジェクトに関連するチャットをピン留めしておくだけで、頭の切り替えがスムーズになります。情報の優先順位を物理的に整理することが、仕事の質を高めることに繋がります。
デスクトップ版とスマホ版の同期と表示の違い
Teamsのピン留め設定は、基本的にはクラウドを通じて各デバイス間で同期されます。PCのデスクトップアプリでピン留めしたチャットは、外出先で開いたスマートフォンのTeamsアプリでも、上部に固定された状態で表示されます。
ただし、表示形式には若干の違いがあります。PC版では「ピン留め済み」というセクションが独立して表示されますが、モバイル版ではリストの最上部にアイコンが付いた状態で並びます。どちらも使い勝手は非常に良く設計されています。
また、モバイル版独自の操作として、チャット一覧で項目を横にスワイプすることで素早くピン留め（固定）ができる機能もあります。移動中に急ぎの案件が入った際、忘れないようにその場でパッと固定できるので非常に便利です。
自宅のPC、職場のPC、そして持ち歩くスマートフォンと、どのデバイスを使っても「自分専用の優先リスト」が同じように再現されるため、場所を選ばずに一貫性のある快適な環境で仕事を進めることが可能になっています。
チャットや特定のメッセージをピン留めして優先順位を整理する方法
最も利用頻度が高いのが「チャット」セクションでのピン留めです。特定の人物との個人チャットだけでなく、プロジェクトごとのグループチャットや、さらにはチャット内の特定のメッセージ単体を固定する方法について見ていきましょう。
重要なチャット相手をリストの上位に固定する手順
よく連絡を取る上司、同僚、あるいは頻繁に相談する部署のグループチャットなどは、いちいち検索したり履歴を遡ったりするのは非効率です。これらをピン留めして、1クリックで開ける状態にしておくのが効率化の鉄則です。
操作は非常にシンプルです。チャット一覧から固定したい相手のアイコンや名前にマウスカーソルを合わせ、表示される「…（その他のオプション）」をクリックします。そこから「ピン留め」を選択するだけで、最上部に移動します。
この「ピン留め済み」リストには、最大で15個（環境により前後する場合あり）までのチャットを登録できます。あまりに増やしすぎると結局その中から探す手間が発生するため、本当に今動いている案件に絞るのがコツです。
また、ピン留めした項目同士も、ドラッグ＆ドロップで自由に順番を入れ替えることができます。一番上に最も重要な連絡先を配置するなど、自分なりに「重要度順」や「案件順」で並び替えて、作業効率を最大化させましょう。
チャット内の重要なメッセージをメンバー全員に周知するピン留め
チャット自体を固定する機能とは別に、会話の流れの中にある「特定のメッセージ」だけをピン留めする機能があります。これは、そのチャットに参加している「全員の画面」の上部にメッセージを固定表示する機能です。
例えば、グループチャットで決まった「会議のURL」や「締め切り日」「タスクの役割分担」などをピン留めしておけば、会話が流れても全員がいつでも確認できます。誰かが質問するたびにログを遡る必要がなくなる素晴らしい機能です。
メッセージにマウスを合わせ、「…」メニューから「ピン留めする」を選択してください。すると、チャット画面の上部にそのメッセージの内容が1行で表示されるようになります。これをクリックすれば、元の発言場所へ瞬時にジャンプできます。
メッセージのピン留めの注意点
チャットリストのピン留めは「自分だけ」の設定ですが、メッセージのピン留めは「参加者全員」に見えます。勝手に重要なメッセージを解除したり上書きしたりすると混乱を招くため、共有情報として扱う意識が大切です。
以前は1つのチャットにつき1件しかピン留めできませんでしたが、近年のアップデートにより最大10件まで固定できるようになりました。複数の重要事項が同時進行していても、漏れなくメンバーへ周知し続けることが可能です。
ピン留めを解除・並べ替えて常に最新の優先度を保つ
ピン留めは一度設定して終わりではありません。プロジェクトが完了したり、連絡頻度が下がったりした項目は、積極的に解除してリストを整理することが大切です。常に「今現在の優先順位」を反映させたリストに保ちましょう。
解除の方法も簡単で、ピン留めされた項目の「…」から「ピン留めを外す」を選ぶだけです。これを忘れると、終わった仕事のチャットがいつまでも上部に残り続け、本当に新しい重要な情報が目に入りにくくなってしまいます。
お勧めの運用方法は、週に一度や一日の終わりにピン留めリストを見直すことです。今日終わったタスクのチャットはピンを外し、明日から本格始動するプロジェクトのチャットを新しくピン留めする、といった習慣を作りましょう。
並べ替え機能も活用してください。例えば「午前中に連絡が必要な人」を一番上に、「午後から確認するグループ」をその下に配置するなど、一日のルーチンに合わせて順番を微調整することで、よりスムーズに業務へ入れます。
ピン留めしたチャットをドラッグして移動させようとしても、時折うまくいかない場合があります。その際は、一度Teamsを再起動するか、Web版のTeamsで試してみると設定が反映されやすくなることがあります。
重要なチームのチャネルをピン留めしてアクセスを高速化するコツ
「チーム」タブ内にあるチャネルもピン留めが可能です。所属するチームが増えてくると、各チームの下にぶら下がっているチャネルを探すだけでも一苦労ですが、ピン留めを使えばその階層構造から解放されます。
頻繁にやり取りするチャネルを「ピン留め済み」セクションにまとめる
Teamsの「チーム」画面では、通常「チーム名」→「チャネル名」という階層で表示されています。しかし、実際に毎日書き込みを行うのは、数あるチャネルのうちのほんの一部であることが多いのではないでしょうか。
そこで、よく使うチャネルだけを右クリックして「ピン留め」してください。すると、チーム一覧の一番上に「ピン留め済み」という新しいエリアが出現し、そこに選択したチャネルがチームの枠を超えて集約されます。
これにより、いちいちチームのツリーを展開したり閉じたりする手間がなくなります。複数のチームにまたがって活動している人にとっては、各チームを行ったり来たりする移動時間がゼロになるため、絶大な時短効果があります。
特に「全社告知」や「勤怠連絡」など、毎日必ずチェックしなければならないチャネルは真っ先にピン留めしておくべきです。どんなにチーム構成が複雑になっても、自分が必要な場所だけを最速で見つけられるようになります。
複数のチームを横断して必要なチャネルだけを抽出するメリット
ピン留め機能の最大のメリットは、組織構造上の「チーム」という枠組みを無視して、自分の業務単位でチャネルを整理できる点にあります。例えば「デザイン関連」のチャネルが複数のチームに分かれている場合を考えてみましょう。
それらをすべてピン留めすれば、本来は別々のチームにあるはずの「Aプロジェクトのデザイン」「B製品のUI相談」「デザイン素材置き場」といったチャネルが、一つのリストとして縦に並んで表示されるようになります。
これは情報の文脈を保つのに非常に有効です。脳が「どのチームのチャネルだったか」を思い出す負担を減らし、「今はこの仕事をしている」という状態に集中しやすくなります。情報の物理的な距離を縮めることが、集中力の維持を助けます。
また、ピン留めされたチャネルに新しい投稿があった場合、通常のチャネルと同様に太字になったり通知バッジがついたりします。重要な場所が常に一番上にまとまっているため、見落としも自然と防げるようになります。
非表示になっているチャネルをピン留めで再活性化させる
Teamsには、あまり使わないチャネルを自動的、あるいは手動で「非表示」にする機能があります。しかし、稀に重要な議論がその非表示チャネルで再開され、通知に気づかず対応が遅れてしまうというトラブルも起こり得ます。
もし、特定の期間だけそのチャネルに注目する必要があるなら、一時的にピン留めをしておきましょう。非表示リストの中から探し出してピン留めすれば、そのチャネルは常に「ピン留め済み」セクションに表示されるようになります。
「普段はあまり見ないけれど、今週のイベント期間中だけは即レスが必要」といった時限的な案件において、このテクニックは非常に有効です。必要な時だけ手元に引き寄せ、終わったらピンを外して元の場所に戻すという運用です。
このように、ピン留めは固定的な設定としてだけでなく、柔軟な「ショートカット作成ツール」として使いこなすのが上級者のテクニックです。画面のレイアウトを動的に変化させることで、自分の仕事のリズムを作り出しましょう。
Web会議で特定の参加者をピン留め・スポットライト固定する手順
Teamsのピン留め機能は、会議中にも力を発揮します。大人数が参加するオンライン会議で、特定の人の表情や共有画面を大きく表示させておきたい場合に欠かせない機能です。似た機能である「スポットライト」との違いも解説します。
自分だけが見やすく固定する「ピン留め」の操作方法
会議中、多くの参加者がカメラをオンにしていると、画面が分割されて一人ひとりの表示が小さくなってしまいます。特定の発表者の顔を大きく表示したい、あるいは手話通訳者や上司の反応を常に見ておきたい時に「ピン留め」を使います。
操作は、固定したい人のビデオ画面、または参加者一覧にあるその人の名前にマウスを合わせ、「…（その他のオプション）」から「ピン留め」を選択します。これで、その人のビデオが自分の画面上で優先的に大きく配置されます。
このピン留めは、あくまで「自分自身の画面表示だけ」に適用されるものです。あなたが誰かをピン留めしても、他の参加者の画面が変わることはありませんし、ピン留めしたことが相手に通知されることもありません。
また、最大9人まで同時にピン留めすることが可能です。複数の発表者がパネルディスカッションをしている際など、主要なメンバーだけを大きく並べて、それ以外の参加者はギャラリーに下げるといった、快適な視聴環境を自分で作れます。
全員の画面に強制表示する「スポットライト」機能との使い分け
ピン留めとよく混同される機能に「スポットライト」があります。最大の違いは、スポットライトは「参加者全員の画面」に特定の人のビデオを強制的に大きく表示させる点です。これは主に主催者や発表者が使う機能です。
例えば、セミナー形式の会議で講師の話に集中させたい場合、主催者が講師を「スポットライトに設定」します。すると、参加者全員の画面で講師のビデオが最大化されます。参加者側に操作を委ねず、注目を集めることができます。
自分だけであれば「ピン留め」、会議全体をコントロールして特定の人に注目を集めたいなら「スポットライト」と覚えましょう。スポットライトに設定されると、対象者の画面には「あなたはスポットライトに設定されました」と表示されます。
| 機能名 | 影響範囲 | 相手への通知 | 主な用途 |
|---|---|---|---|
| ピン留め | 自分のみ | なし | 特定の人を個人的に注視したいとき |
| スポットライト | 全員 | あり | 発表者を全員に強調して見せたいとき |
このように役割が明確に異なります。会議中に「あの人の顔がよく見えないな」と思ったら、自分だけで解決できる「ピン留め」を積極的に使いましょう。相手に気兼ねすることなく、自分にとって最適な会議画面を構築できます。
モバイルアプリで会議に参加した際のピン留め操作と注意点
スマートフォンのTeamsアプリから会議に参加している場合、画面サイズが限られているためピン留めはさらに重要になります。スマホ版でも、参加者のビデオを長押しするか、詳細メニューからピン留めを行うことが可能です。
ピン留めすると、その人のビデオがスマホの小さな画面いっぱいに表示されます。ただし、PC版のように複数の人を並べてピン留めする機能には制限があるため、基本的には「今、最も注視すべき一人」を選ぶ形になります。
注意点として、モバイル回線を利用している場合、特定の人の高画質なビデオを大きく表示し続けると、データ通信量が増加する可能性があります。外出先で長時間会議に参加する際は、バッテリー残量とともに注意が必要です。
また、共有された資料（スライドなど）がある場合は、資料が優先的に大きく表示されます。資料を見つつ、発表者の顔も小さく見たいという場合は、画面をタップして表示を切り替えるなど、モバイル特有のUIに慣れておく必要があります。
Teamsのアプリやファイルをピン留めして自分専用にカスタマイズ
ピン留めできるのはチャットや会議だけではありません。Teamsの画面左側にあるメニューバー（アプリバー）や、チャネル内のファイルなど、仕事で使うツールや資料自体を固定して、Teamsを「自分専用のポータルサイト」に進化させましょう。
よく使う「カレンダー」や「承認」アプリを左側バーに固定する
Teamsの左端には「最新情報」「チャット」「チーム」「カレンダー」といったアイコンが並んでいます。ここにはTeamsと連携している様々なアプリを追加できますが、初期状態では一部のアプリが隠れてしまっていることがあります。
例えば「承認」アプリや「Tasks by Planner」「OneNote」などを頻繁に使う場合、これらを左側のメニューバーに常駐させることができます。メニューの下にある「…」をクリックし、使いたいアプリを探して右クリックから「ピン留め」を選びます。
すると、そのアプリのアイコンが左側のバーに固定され、いつでも1クリックで起動できるようになります。さらに、固定したアイコンを上下にドラッグすれば並び順も変えられます。自分がクリックしやすい位置に配置しましょう。
このカスタマイズを行うだけで、Teamsが単なるチャットツールから、カレンダーやタスク、メモを一括管理できる総合ツールへと変わります。いちいち別のウィンドウを開く手間が省け、作業のスイッチが非常に早くなります。
チャネル上部のタブ機能を活用して、特定のファイルをピン留め表示
チームのチャネルには、メッセージのやり取り以外にも「ファイル」タブがあります。さらにその上部の「＋」ボタンを使うことで、特定のExcelファイルやPDF、Webサイトなどを「タブ」としてピン留め固定することが可能です。
例えば、チーム全員が毎日入力する「進捗管理表（Excel）」や「マニュアルのWikiページ」などをタブに設定しておけば、メンバーはファイル一覧から探す必要がありません。チャネルを開いた瞬間に、その情報にアクセスできます。
これは、新しくチームに入ってきたメンバーにとっても親切な設計です。「まずここを見ればいい」という場所がタブとして固定されていることで、教育コストの削減にも繋がります。チーム全体の「情報の定位置」をピン留めで作りましょう。
タブをピン留めする際は、誰もが理解しやすい簡潔な名前をつけるのがコツです。あまりに多くのタブを並べすぎると右側に隠れてしまうため、厳選した3〜4個の重要項目を固定するのが、使いやすさを維持するポイントになります。
フォルダ内の重要なドキュメントを「一番上に固定」して強調する
チャネルの「ファイル」タブ内にあるリスト表示でも、特定のファイルを強調する機能があります。ファイルを選択して「上部に固定（ピン留め）」を選択すると、フォルダ内のファイル一覧よりもさらに上のエリアに、そのファイルがカード形式で表示されます。
これはいわゆる「重要書類」を物理的に一番上に置いておくような状態です。フォルダの中に何百ものファイルが保存されていても、この機能を使えば、今まさに使っている最新の資料だけを誰の目にも止まる場所に配置できます。
最大3つまでのファイルをこの形式でピン留め可能です。例えば「今月の企画書」「参照用の価格表」「提出期限の案内」などを固定しておけば、チームメンバーが古いバージョンのファイルを参照してしまうミスを防ぐことにも役立ちます。
プロジェクトのフェーズが変わったら、固定するファイルを入れ替えるようにしましょう。このように、Teams内のあらゆる場所に存在する「ピン留め」を状況に合わせて使い分けることが、情報整理の達人への近道です。
ピン留め活用のチェックリスト
・毎朝連絡する相手はチャットの最上部に固定されているか？
・動いているプロジェクトのチャネルは「ピン留め済み」にあるか？
・業務で必須のアプリ（カレンダー等）は左バーに固定したか？
・終わった仕事のピンを外して、整理できているか？
Teamsのピン留め設定をマスターして快適なワークスペースを作ろう
ここまで解説してきたように、Teamsのピン留め機能は、氾濫する情報の中から「今、自分にとって本当に必要なもの」を抽出して整理するための非常に強力なツールです。
チャットやチャネル、会議の参加者、さらにはアプリやファイルに至るまで、Teamsのほぼすべての要素において「固定する」という選択肢が用意されています。これを活用するかどうかで、情報のアクセスの速さと仕事の集中力には大きな差が生まれます。
ピン留めを使いこなすためのポイントは、以下の3点に集約されます。
1つ目は、「自分専用の優先順位」を可視化することです。周囲に合わせるのではなく、自分が今日、今週、最も注力すべき相手や場所を画面のトップに配置しましょう。これにより、無意識のうちに仕事の優先度を意識できるようになります。
2つ目は、情報の「探しもの」という無駄を徹底的に排除することです。チャネルをチームの階層から引き剥がし、メッセージをスクロールから解放することで、脳のエネルギーを検索ではなく、本来の「考える仕事」に集中させることができます。
3つ目は、定期的なメンテナンスを行うことです。ピン留めが増えすぎると、それはもはや「固定」としての意味をなさなくなります。プロジェクトの完了とともにピンを外し、常にフレッシュで身軽なリストを保つことが、長期的な効率化の鍵となります。
Teamsは非常に多機能ですが、すべての機能を覚える必要はありません。まずはこの「ピン留め」というシンプルな操作から始めてみてください。画面が整理され、必要なものが手元に揃っている快適さを実感できれば、あなたのテレワーク環境はさらに進化していくはずです。
